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Aufgabenverwaltung

 
Stets alle Aufgaben im Blick
 

Die reibungslose Verwaltung und Verteilung von Aufgaben auf allen Kanälen führt dazu, dass Sie ganz leicht den Überblick behalten und mit Ihren Kunden im individuellen Gespräch bleiben. Durch punktgenaues Aufgabenmanagement behalten Sie stets die Kontrolle über alle Kommunikationsprozesse Ihres Unternehmens.
 
Arbeiten Sie Ihre to Do´s termingerecht ab und beenden Sie Projekte pünktlich. Die dazugehörige App für Tablet und Smartphone ermöglicht Ihnen einen optimalen Workflow auch standortübergreifend sowie von unterwegs.
 
Übersichtliche Aufgabenkoordination
Mit dem itacom CRM fällt Ihnen die Verwaltung und Kalkulation aller anfallenden Aufgaben und Arbeitsschritte im Unternehmen leichter. Weisen Sie Aufgaben personenbezogen zu und vergeben Sie dabei klare Zuständigkeiten. Legen Sie Dauer, Datum und Prioritäten einer Aufgabe fest und untermalen Sie damit die Dringlichkeit. Interne und externe Benachrichtigungen per E-Mail sowie Status und Fälligkeit informieren alle involvierten Mitarbeiter über den aktuellen Stand und erleichtern eine fristgerechte Aufgabenbearbeitung. Zuständige Mitarbeiter bestimmen ihre Arbeitsschritte eigenständig mit hilfreichen Übersichten, wie der Timeline, und benutzerfreundlichen Einstellungen. Sie behalten alle Endtermine im Auge und verbessern gleichzeitig Ihr Zeitmanagement.
 
 
Planen und Deligieren
Überwachen Sie Aufgaben in einer Gesamt- oder Terminübersicht und verteilen Sie diese je nach freie Kapazitäten. Setzen Sie dabei Erinnerungen für Ihre Mitarbeiter und für Sie Dokumente hinzu. Das schöne ist: Alle Teilaufgaben werden strukturiert zu einer Hauptaufgabe untereinander aufgeführt und jeder weitere Schritt wird darunter, mit automatisch vergebener Nummer, immer bezugnehmend auf die Hauptaufgabe, aufgeführt. Neben dieser Zuordnung können Sie Ihre Einträge auch mit den entsprechenden Kontakten/ Ansprechpartner verknüpfen.
 

 
Ablauf der Aufgabenverwaltung mit dem itacom CRM
 
Beschreibung anhand vertrieblicher Prozesse:
Anfragen bearbeiten
 
 
  • Hauptticket: Anfrage neue CRM Software
  • im Notiztext wird der Prozess beschrieben
  • Adressdaten pflegen (Anschrift, Ansprechpartner, Kategorien, Gruppen, Verbund, etc.)
  • Unterticket-1: Terminabsprache und Onlinepräsentation
  • Unterticket-2: Pflichtenheft definieren, als Dokument anhängen und in Vertrieb übergeben
  • Unterticket-3: Angebot erstellen und per E-Mail versenden, E-Mail zum Ticket archivieren
 
 
Auftrag bearbeiten
 
Erklärung der Abwicklung nach dem Eingang einer Kundenbestellung bis zur Rechnung
 

Hauptticket: ist nach wie vor das Hauptticket der Anfrage
Unterticket: Auftrag CRM Software
Unterticket: Auftragsbestätigung an Kunden per E-Mail senden und zum Ticket archivieren
Unterticket: Termin zur Planung der Einführung des itacom CRM
Unterticket: Installation und Einrichtung durch den Support
Unterticket: Vorbereitungen im Büro
Unterticket: Termin zur Schulung
Unterticket: Dokumentation der Auslieferung
Unterticket: Übergabe an den Vertrieb zur Abrechnung nach Fertigstellung
 
 

 
 
Beispiele zur Umsetzung verschiedener Aufgabenbereiche
 
Telefonieren
 

Durch die automatische Erkennung der Telefonnummer wird bei eingehenden Anrufen die Adresse sofort im itacom CRM angezeigt, sodass Sie ohne Umwege sehen, welche Kommunikationen zu dem Kunden bisher gelaufen sind. Sie gewinnen dadurch Zeit und haben die Möglichkeit sich auf das Gespräch einzustellen sowie Ihren Kunden individuell zu begrüßen. Besteht schon ein Vorgang zu dem besprochenen Thema, notieren Sie einfach Ihre weiteren Informationen darunter. Sofern Sie die Aufgabe selbst erledigen, belassen Sie die Teilaufgabe mit Vergabe eines Status, z.B. in Arbeit, offen, Feedback, erledigt..., bei sich oder über geben Sie die Teilaufgabe an einen entsprechenden Kollegen bzw. Team.

 
 
Seminarverwaltung
 
 
Für Ihre Veranstaltungen von Seminaren ist eine Adressen-, Referenten-, Teilnehmer- und Ressourcenverwaltung unabdingbar. Mit dem itacom CRM koordinieren Sie die komplette Seminarabwicklung. Zu Beginn laden Sie Ihre potenziellen Teilnehmer durch einen Mailing- oder Newsletterversand per E-Mail, Fax oder Post ein. Parallel koordinieren Sie mögliche Referenten. Die Teilnehmerzusagen bzw. -absagen werden zu einem Projekt abgelegt und kategorisiert. Die Erstellung der Teilnehmerzeugnisse übergeben Sie an einen Mitarbeiter, der die Dokumente einfach zu seiner Teilaufgabe hinterlegt. Über die Word-Schnittstelle oder einer kleinen Belegverwaltung bekommt die Abteilung Buchhaltung die Aufgabe der Rechnungsstellung für alle Bereiche.
 
 
 
Urlaubsplanung
 
 
Das itacom CRM ermöglicht eine übersichtliche und schnelle Genehmigung, Änderung, Ablehnung oder Stornierung von Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter. Sie bilden in der Software alle Urlaubstage nach Mitarbeiter und Abteilung sortiert ab. Es muss nur einmal ein Hauptvorgang zu den jeweiligen Mitarbeiter angelegt werden und darunter werden in einzelnen Aufgaben die Beantragungen sowie in dem gleichen Ticket die Genehmigung bzw. Ablehnung eingetragen. Alle Unteraufgaben werden mit einem Datum und Zeit hinterlegt, sodass die Urlaubstage in der Terminübersicht grafisch erscheinen. Jeder Mitarbeiter hat so die Möglichkeit, alle Urlaubstage einzusehen und an welchen Tagen oder Wochen es eventuelle Überschneidungen geben könnte. Erfassen Sie dazu gesonderte Zeiten, wie Schulferien oder regionale Feiertage und bestimmen Sie selbst in welchen Fällen Sie Sonderurlaub gewähren.
 
 
Dienstplan
 

Erstellen Sie flexibel, auf die betrieblichen Regelungen und Besonderheiten angepasst, Ihre Dienstplanung. Für jeden Mitarbeiter wird täglich, wöchentlich oder monatlich ein Ticket angelegt, mit Vergabe von Zeiten, Fälligkeiten und Aufgaben. Die Mitarbeiter notieren Ihre getane Arbeit darunter. Kurzfristige Änderungen können hierbei auch von Außendienstmitarbeitern erfasst werden.

 
 
Notizen
 

Erfassen Sie im itacom CRM allgemeine Informationen oder genaue Beschreibungen einer Aufgabe zu Kontakten oder Projekten in chronologischer Reihenfolge und weisen Sie die aufgeführten Notizen an ausgewählte Kollegen zu. Neben der direkten Zuweisung von Notizen, können Sie ebenfalls Erinnerungen setzen, Dokumente anhängen und Zeiten erfassen.