Dokumentenmanagement

Dateibearbeitung

Die Speicherung von allen möglichen Dateiformaten ist problemlos möglich. Die Dokumente können direkt in einem Ticket hinterlegt werden. Ein Bearbeitung der Daten erfolgt mit der jeweiligen Standardsoftware. Änderungen können direkt gespeichert werden und sind anschließend im itacom CRM wieder zu finden. Die Übergabe an einen Kollegen erfolgt über die Vergabe von Verantwortlichkeiten oder "Zur Kenntnis". Die Dokumente werden nach speziellen Kategorien klassifiziert (wie z. B. nach Angebot, Auftrag, Rechnung, Besuchsbericht etc.) . Das Anhängen von Dateien in das System über Drag & Drop ist ebenfalls möglich.

Suchen und Finden

Eine schnelle Volltextsuche erfolgt innerhalb der hinterlegten Notizen sowie der Dokumente. Die individuell anpassbaren Suchfilter erleichtern die konkrete Suche nach einem Dokument. Das Finden von bestimmten Dokumenten wird außerdem durch eine Filter zu einer Adresse realisiert. Über das Anlegen von Favoriten gelangen Sie mit einem Klick zu einer bestimmten, von Ihnen vorab festgelegten, Dokumentenkategorie (z. B. alle Wartungsverträge mit unterschiedlichen Kunden).

Dokumentenvorlagen

Für Dokumentenvorlagen, die mit Microsoft Word erstellt sind, können Feldvariablen, wie z.B. Firma, Adresse, Straße, Ort, Ansprechpartner, eingebunden werden. Zur Erzeugung des Dokumentes innerhalb des itacom CRM werden die entsprechenden Kontaktdaten in die Felder übernommen. Das Word-Dokument wird in dem Ticket gespeichert. Die Erstellung und das Speichern von Briefen oder Anschreiben wird mit dieser Funktion erheblich erleichtert.

Serienbrief

Mit der Kampagnenverwaltung können Sie Kontakte nach beliebigen Merkmalen zur Erstellung für einen Serienbrief filtern. Die erzeugten Briefe werden zu der entsprechenden Adresse im System gespeichert, sodass Sie immer das Dokument bei einer Adresse finden. Die Kampagne kann auch für den E-Mail und Fax- Versand verwendet werden.

Verwaltung von Versionen

Ein Dokument kann mit einer Versionsnummer versehen werden. Alle Änderungen werden in einem Vorgang dokumentiert. Die vorherigen Dateiversionen eines Dokuments bleiben zu dem Vorgang erhalten und können jederzeit eingesehen werden.

Bildanzeige

Die Betrachtung von Bildern, Grafiken, E-Mails und Fotos ist bereits direkt im Vorgang mit integrierter Bildanzeige möglich. Sämtliche Dokumente sind als Listen-, Symbol- und Thumbnail-Ansicht (Vorschau) vorhanden. Weiterhin werden kategorisierte Dokumente in einer Ordnerstruktur über eine Adressanzeige in einer Vorschau angezeigt.

E-Mail Übernahme

Über eine Schnittstelle zu Tobit David oder MS Outlook, die in der Standard Version enthalten ist, können E-Mails mit "Senden und archivieren" in das System übernommen und einer Adresse sowie einem Vorgang zugeordnet werden. Die E-Mails können Sie auch direkt via Drag-and-Drop anhängen. Der E-Mail Text wird in das Notizfeld automatisch übernommen. Sofern Anhänge an der E-Mail sind, werden diese, zusammen mit der E-Mail, abgehängt und abgelegt.

Dokumenten-Verknüpfungen

Eine Verknüpfung von Dateien und Dokumenten zu Windows Ordner können Sie innerhalb eines Vorgangs realisieren.

Zugriff- und Rechtevergabe

Ein geschützter Bereich für persönliche Dokumente, ohne öffentlichen Zugriff durch andere Mitarbeiter, kann durch Vergabe von Rechten eingestellt werden. Eine Zugriffs- und Rechtevergabe zum Lesen, Bearbeiten und Löschen für einzelne Dokument ist in einem Ticket möglich. Die parallele Bearbeitungen eines Tickets ist nicht möglich und gesperrt. Es erscheint ein Hinweis bei dem Versuch der gleichzeitigen Bearbeitung eines Tickets.

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